はじめに
あなたは、メールソフトに何を使っていますか？
私は、Thunderbird（サンダーバード）というFireFox（ブラウザー）を提供しているMozillaが開発している無料のメールソフトを利用していますが、Microsoft Meetや色々なオンラインストレージなどでの案内や共有設定でのお知らせメールソフトは、標準のメールソフトがOutlookの場合が多く、Microsoft Meetなどのアプリ内からメールソフトを立ち上げることがThunderbirdではできずに不便です。
OutlookはMicrosoftが提供するメールソフトで、機能も豊富で、解説書やYouTubeでの使い方などの画像も多くあり、人気にのメールソフトです。
Outlookについて知っている方も多いと思いますが、私自身の勉強のために、もう少し深堀してOutlookについて紹介していきたいと思います。
この記事を読むと次の疑問について知ることができます。
●Outlookアプリのダウンロード、インストールはどのようにするの？
●Outlookの使い方はどうするの？
・サインイン
・メール設定
・アドレス帳
・署名
・メールの送信
・その他の便利な機能
Outlookとは？
Outlookは、「ほじめに」でも述べたようにMicrosoftが提供するメールソフトで多くの優れた機能を持ち、仕事、個人の両方に利用ができるメールソフトです。
以下にその特徴をまとめてみます。
- メールソフトと予定がシームレスに繋がり、自宅以外でのどこにいてもインターネトにつながる環境があれば、メール送信がができ生産性向上に役立ちます。
- メールのセキュリティーが高く、ウィルスなどを排除して安全に利用できます。
- あなたも利用しているOffice（Word、Execl、Power Point、OneNoteなど）との親和性が高く、シームレスにアクセスができます。
- Hotmailとしても利用が可能です。
- 無料で利用できますが、有料版を利用することによりさらに便利に利用ができます。
Outlookの無料版と有料版の主要な違いを表にしてみました。
| Outlook | Microsoft 365 Personal | |
| 月額料金 （年額） | 無料 | 1,284円（12,984円） |
| メールBoxの容量 | 15GB | 50GB |
| 含まれるアプリ | Outlook | Outlook、最新のOfficeアプリ、Skype、Publisherなど |
| 利用できるバージョン | Web、Android、iOS | Web、Android、iOS、Windows、Mac |
| OneDriveの容量 | 5GB | 1TB（1000GB) |
| 最新Officeアプリとの連携 | Web版のみ | Web版以外にデスクトップ版など |
| 高度なセキュリティ | × | 〇 |
| 広告非表示 | × | 〇 |
Outlookアプリのダウンロード、インストール
Outlookを利用するには、Microsoftにサインインする必要があります。
無料版のOutlookは、Windowsで利用できるのはデスクトップ版は無く、Web版(Outlook.com)しかありません。
Web版のOutlookを利用するには、Outlookのサイトに移ります。
Microsoftのサインインが求められますので、Microsoftのアカウント作成時のメールアドレスを入力して「次へ」をクリックすると、職場で利用するか個人で利用するか聞かれた場合は、どちらかを選択、ここでは「個人用アカウント」をクリックして選択すると、Outlookの無料お試し画面になります。
「無料アカウントを作成」をクリックし、アカウントの作成画面がでますので、あなたが作成したいメール名（デフォアルト：△△△.＠outlook.jp、△△△.＠outlook.com、△△△.＠hotmail.comのどれかを選択）の△△△を入力して、「次へ」をクリックします。
名前入力画面になりますので、苗字、名前を記入して、「次へ」をクリックすると、生年月日の入力画面になりますので、国地域：日本、生年月日を記入選択して、「次へ」をクリック、アカウントの作成画面ななるので、「次へ」をクリックして指示にしたがいロボットでないことを証明したら最後に「完了」をクリックすると、やっと「Outlook」メールソフトの初期画面が現れます。
iphone、ipad、Androidスマホの場合は、App StoreやGoogle PlayからOutlookのアプリをダウンロードしてインストールしてください。
Outlookの使い方
これからの解説は、私がWindowsを利用していて、無料版を利用したいのでWeb版(Outlook.com)での解説となります。
サインイン
一度、「Outlookアプリのダウンロード、インストール」で示した方法で、メールを作成してOutlook.comに入ると、2度目からは、Outlookに入り、右上の「サインイン」をクリック、作成したメールアドレスとパスワードを入力することによりOutlook.comを利用できるようになります。
メール設定
Outlook.comを普通に利用するのであれば、特に難しい設定をする必要はありません。
色々な設定をすることができますが、その場所はOutlook.comの初期画面で右上にある歯車マークをクリックすると設定画面が出て、その画面の下にある「Outlookの全ての設定を表示」をクリックするとOutolookの色々な設定項目が現れます・
例えば、このOutlook.comにGmailを表示させたりもできます。
アドレス帳
アドレス帳は、一つ一つ入力していくのは大変ですので、ここでは、Thunderbirdの連絡先をOutolookの方へ移行する方法を紹介します。
先ず、Thunderbirdのメールソフトを開き、上部メニューの「ツール」⇒「アドレス帳」とクリックし、Outlookに移すアドレス帳を選択、その後、「ツール」⇒「エクスポート」⇒名前を記入して「保存」をクリックすると、csv形式のファイルができあがります。
次に、Outlook.comに１つだけ連絡先（あなたの名前とメールアドレス）を登録して、連絡先をエクスポートします。
エクスポートしたファイルをGoogle SheetsやExcelで開き、名前、苗字、メールアドレス部分にThunderbirdの住所録に書かれた、名前、苗字、メールアドレスなどをOutlook側の連絡先にコピー&ペーストし、保存し、保存したファイルを再度、Outlookでインポートすれば、Tunderbird側の住所録をOutlookの連絡先に移すことができます。
署名
署名は、あなたがメールを送信した際に自動的に自分の名前やメールアドレスなどを挿入してくれる機能で、署名欄は、自由にあなたがレイアウトして文字などを設定できます。
【署名の設定手順】
- Outlook.comの初期画面から上部メニューの「歯車マーク」をクリック
- 「Outlookのすべての設定を表示」をクリック
- 「メール」⇒「作成と返信」をクリック
- 現れた電子メールの署名欄にあなたが自由にレイアウトして署名を記入
- 「新規作成するメッセージに自動的に署名を追加する」にチェックのなし、ありを設定
- 「転送または返信するするメッセージに自動的に署名を追加する」にチェックのなし、ありを設定
- 「保存」をクリック
メールの送信
それでは実際に送信してみましょう。
【メールの送信手順】
- メール画面で左上の「新らしいメッセージ」をクリック
- 連絡先を作成していれば、「宛先」をクリックして、出てきた連絡先のリストから相手を選択して右横の「＋」をクリックして、「保存」をクリック
- 件名を記入
- 本文にメッセージを記入
- メッセージには、普通に文字の記入から、強調文字の強調、文字の修飾、画像や動画の挿入、箇条書きハイパーリンクなどを入れることができます。
- メッセージを書き終えたら、「送信」をクリック
- これで、宛先に入れたメールアドレス宛にメールが送信します。
その他の便利機能
自動翻訳機能と言うのがあり、受信したメールが日本語以外のメールの場合に自動で翻訳してくれる機能があります。
また、これは目が疲れにくくする役割があるので私も設定している機能として、画面をダークモードの切り替えスイッチがあったり、画面全体を暗く設定できます。
さらに、「設定」⇒「全般」⇒「デザイン」から上部の背景を変更できたりします。
その他、他のソフトとの連携については、別な機会で記事にしたいと思いますので楽しみにお待ちください。
おわりに
皆さんいかがだったでしょうか？
Outlookとはどのようなメールソフトなの？、Outlookアプリのダウンロード、インストールはどのようにするの？、Outlookの使い方はどうするの？、サインイン、メール設定、アドレス帳、署名、メールの送信、その他の便利な機能などについて解説してきました。
この記事が少しでも皆様のお役に立てればこれほど嬉しいことはありません。
以上です。
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