Googleスプレッドシートの使い方、Excelとの違い、図形、共有、pdf、保存、関数、マクロなども解説

Google
この記事は約12分で読めます。

sはじめに

 表計算やグラフ作成などのオフィスの作業には欠かせないGoogleスプレッドシートについて紹介します。

 この記事を読むと、次の疑問について知ることができます。

★Googleスプレッドシートとはどのようなアプリ?
★GoogleスプレッドシートとExcelの違いは何?
★Googleスプレッドシートのダウンロード、インストール及び起動方法はどうするの?
★Google ドキュメントの使い方はどうするの?
・基本操作
・関数
・図形
・マクロ
・共有
・pdf
・保存
★Googleスプレッドシートの評判・評価はどうなの?

 OS、機種などで説明の仕方が変わってくることがありますので、私の使用しているパソコン環境やスマホについて載せておきます。

パソコンOS : Windows10 Pro
Windowsバージョン : 21H1
iphoneのスマホの機種 : iphone11(iOSバージョン:14.6)
Androidのスマホの機種 : Xiaomi Redmi Note 10 Pro(Androidバージョン:MIUI 12(Android 11準拠))

Google ドキュメントとは?

 Googleスプレッドシートは、Webブラウザー上で動作する表計算ソフトで、Microsoft Excelに相当するアプリです。

 Googleスプレッドシートは、初版のリリースが2006年3月9日で、2006年6月6日にベータ版として公開され、日本語に対応したのが2007年3月、それまでベータ版だったのが、2009年7月に正式版となり、現在に至っています。

 ここで、Googleスプレッドシートの特徴などをまとめてみましょう。

  1. Microsoft Excelと同等の表計算・グラフ作成機能を無料で利用可能
  2. Web上から共同でGoogleスプレッドシートのファイルをリアルタイムに編集が可能
  3. 主要なブラウザー上で動作すると共に、iOS版、Android版などもあるためにインターネット環境があれば、場所、デバイスなどを選ばないで利用が可能
  4. 共有設定によりGoogleスプレッドシートを一般に公開したり、特定の人と共有したりすることが可能
  5. アドオン機能により、Googleスプレッドシートにない付加機能を追加が可能
  6. Googleの他のアプリとの親和性が高く、簡単に連携操作が可能
  7. Googleスプレッドシートは自動で保存されるために、突然のアクシデントで作成していた文書が無くなることがなく、また、過去のGoogleスプレッドシートも簡単に復元が可能

Google スプレッドシートとMicrosoft Excelの違い

GoogleスプレッドシートとMicrosoft Excelの比較を主要な項目に対して表にまとめました。

比較項目GoogleスプレッドシートMicrosoft Excel(デスクトップ版)
価格無料有料(Excel 2019で約16,000円程度)
表計算・グラフ化機能
アプリのインストール必要ない必要
データの保存GoogleのWebサーバーに保存パソコンに保存
編集機能複数人でリアルタイムに編集可能単独で編集
過去の保存データ復旧可能復旧が不可
情報量多い非常多い

Googleスプレッドシートのダウンロード、インストール及び起動方法

 Googleスプレッドシートは、webブラウザーで利用するようになっていますので、Microsoft Excelのデスクトップ版のようにダウンロードしてインストールする必要はありません

 しかし、Googleスプレッドシートを利用するには、Googleのアカウントを取得する必要があります。

 Googleのアカウントを取得すると、他のGmai、Googleスプレッドシート以外のオフィスソフトなどが無料で利用できるようになりますので、是非あなたも取得するようにしてください。

 Googleアカウントの取得については、ここでは省略しますが、取得について知りたい方はGoogleアカウントヘルプを参照してください。

 パソコンでGoogleスプレッドシートを利用するには、Google Chromeのブラウザーを利用していれば、新しいタブを開き、右上に表示される「Googleアプリ」アイコン(点が3×3並んでいるアイコン)をクリックして、「スプレッドシート」をクリックすれば利用できます。

 また、Chrome以外のブラウザー(Microsoft Edge、FireFox)などを利用している場合は、検索欄に「Google」と入力してで検索結果で、Googleの検索サイトを表示させると、Chromeブラウザーと同様にGoogleアプリアイコンが右上に現れますので、「Googleアプリ」アイコンをクリックして、Googleスプレッドシートにアクセスするために、Googleの認証を求められますが、あなたが何時も利用しているメールアドレスと、パスワードを入力して認証に通れば、Googleスプレッドシートを起動できます。 

 私のおすすめの起動方法は、Googleドライブから起動する方法です。

 Google Chromeのブラウザーを利用していれば、新しいタブを開き、右上に表示される「Googleアプリ」アイコン(点が3×3並んでいるアイコン)をクリックして、「ドライブ」をクリックすれば、Googleドライブが起動し、先ず、マイドライブ内にGoogleスプレッドシート用のホルダーを作成し、それから左上の「+新規」⇒「Googleスプレッドシート」として起動します。

 そうすることにより、Googleスプレッドシート関係のデータがGoogleドライブ内のあなたの作成したホルダー内に作られ、どこからでも参照できますので便利です。

 iphone、ipad、Androidスマホの場合は、App StoreやGoogle PlayからGoogleスプレッドシートのアプリをダウンロードしてインストールしてください。

Google スプレッドシート

Google スプレッドシート
開発元:Google LLC
無料
posted withアプリーチ

Googleスプレッドシートの使い方

 Google スプレッドシートを起動すると、あなたが作成したいスプレッドシートの種類が分かっているのであれば、テンプレートギャラリー(パーソナル、仕事、教育、プロジェクト管理)から選んで、そのテンプレートをあなたなりに編集して活用すれば、最初から作成するよりも簡単にスプレッドシートを作成できます。

 ここでは、空白のスプレッドシートを作成し、そこに色々と書き込むことで使い方を紹介していきます。

基本操作

 先ず、空白のスプレッドシートを開くと上部左端に「無題のスプレッドシート」とあるので、この部分をクリックして、「testspreadsheet01」と記入しましょう。

 ここで、成績処理の表を作成し、この表を作成することにより基本的操作を紹介します。

【成績処理表の記入】

 A1~G1を選択した状態で上部メニューのセルの結合(または、「表示形式」⇒「セル結合」⇒「すべてを結合」をクリック)をクリックし、結合したセル内に「成績処理表」と記入し、文字の中央寄せ、フォントサイズ24ポイント、背景色を水色に設定します。

【表の項目名の記入】

 続いて、A3に「名前」、B3に「国語」、C3に「英語」、D4に「数学」、E3に「合計点数」、F3に「平均点数」、G3に「評価」と記入し、文字を強調(B)、フォントサイス12ポイント、中央寄せ、背景色を緑に設定します。

【表内の名前、各科目の点数の記入】

 名前欄に、名前を、国語、英語、数学の欄には、名前の方がテストで取った点数を記録していきます。

関数

 次に、E4セルをクリックして、上部メニューの「挿入」⇒「関数」⇒「SUM」とクリックして、B4~D4まで選択(B4を選択後、D4までドラッグ)すると、E4セルに、「=SUM(B4:D4)」が書き込まれますので、その状態でリターンをすると、合計点がE4セルに表示されます。

 同様にして、F4セルをクリックして、上部メニューの「挿入」⇒「関数」⇒「AVERAGE」とクリックして、B4~D4まで選択(B4を選択後、D4までドラッグ)すると、F4セルに、「=AVERAGE(B4:D4)」が書き込まれますので、その状態でリターンをすると、平均点がF4セルに表示されます。

 この状態ですと奇麗に割り切れない平均点数は、小数点以下8桁まで表示され、見ずらいので、上部メニューの「桁数を減らアイコン」をクリックして小数点以下1桁まで表示するようします。

 さらに、評価の部分に3段階評価として、合計点数が260点以上であれば「優秀」評価、260点~220点であれば、「普通」評価、それ以下であれば「がんばりましょう!」評価を入れます。

 条件式は、「=IF(E4>=260,"優秀",IF(E4>=220,"普通","がんばりましょう!"))」を、G4セルに記入します。

 これらの関数式、及び条件式を入れたセルE4~G4を選択して、下にコピー(右下に■があるのでそれを下にドラッグして、G13までもっていき離す。)します。

 評価で文字がセルからはみ出る部分があるので、上部のGとHの間にカーソルを持っていくと、広げる矢印が出るのでその状態でダブルクリックすると、最長文字がセルに入るように自動で調節してくれます。

 さらに、表を見易くするために、B4~G13まで選択して、中央寄せします。

 また、A3~G13までの表全体を選択して、罫線(上部メニューの「罫線」⇒「すべて」を選択)を入れてやります。

図形

 D15セルを選択し、上部メニューの「挿入」⇒「図形描画」をクリックすると、図形描画画面が新たに開かれ、その描画画面で、上部メニューの「図形」⇒「図形」⇒「角が取れた□」を選択して、描画画面上にカーソルをなぞって□を描きます。

 描いた□内にカーソルを持っていき、「成績のグラフ化」と記入し文字を中央寄せにします。

 そして、最後に右上の「保存して終了」をクリックします。

 保存すると、元の成績処理表の選択したセルD15付近に作成した画像が表れますので、その画像を選択して位置を整えます。

マクロ

 ここでは、作成した画像の「成績表のグラフ化」をクリックした際に、この下の方に成績表のグラフをマクロを使って作成することをしてみたいと思います。

 先ず、マクロを記録するために、上部メニューの「ツール」⇒「マクロ」⇒「マクロを記録」を順にクリックすると、下の方に「新しいマクロを記録しています」とでて、「絶対参照」が選択されていることを確認します。

 次の手順をマクロに記録していきます。

  1. セルA3~D13までを選択
  2. 上部メニューの「挿入」⇒「グラフ」をクリック
  3. 成績表グラフが作成されるので、グラフの右上にある「縦三点マーク」をクリック
  4. 右にグラフエディターが表れるので、グラフタイトルをクリックし、右のタイトルテキスト欄に「成績表のグラフ」と記入し、タイトルの配置を中央寄せに設定
  5. グラフに戻り、グラフを選択して適当な位置までドラッグして離す。

 最後に、マクロの「保存」をクリックすると、新しいマクロの保存とでるので、名前欄にマクロ名「成績表のグラフ化」と入力して、「保存」をクリックします。

 これで、「ツール」⇒「マクロ」を見ると、新しくあなたが作成した「成績表のグラフ化」のマクロが作成されていることが分かります。

 作成されたグラフは、グラフを選択して消しておいてください。

 次に、先に作成した「成績表のグラフ化」と言う画像にマクロのスクリプトを貼り付けます。 

 画像を選択し、右上の「縦三点マーク」⇒「スプリプを割り当て」とクリックし、スクリプト割り当ての四角の記入欄に「myFunction」と記入して「OK」をクリックします。

 それでは、実際に「成績表のグラフ化」をクリックしたときに、グラフが作成されて、下の方に配置されるかを見てください。

共有

 共有は、「testspreadsheet01」のスプレッドシートの右上にある「共有」をクリックすることにより行えます。

 共有には、ユーザーやグループ名などを検索して共有する方々を選択して追加することもできますが、不特定多数の方に共有する場合は、リンクを取得するをクリックして、「制限付き(特定の人)」、「リンクを知っている人全員」のどちらかを選択後、リンクした文書を「閲覧のみ」、「閲覧(コメント可)」、「編集者(修正編集画が可」を選択して、その文書のリンクURLをコピーして、メールやブログなどでそのリンクを貼り付けることにより、メールやブログでそのURLリンクをクリックすることにより不特定多数の方がその文書を閲覧したり、コメントを書き込めたり、編集までできたりすることが可能となります。

下のボタンをクリックすれば、成績処理表が見れます。マクロ(「成績表のグラフ化」の図形)をクリックすることにより、グラフが作成されることを確認できます。マクロを実施前に、グラフが表示されている場合は、そのグラフを選択して消してくださいね。

pdf

 スプレッドシートのpdf化は簡単で、あなたが作成しているスプレッドシートをpdf化したい場合は、「ファイル」⇒「ダウンロード」⇒「pdfドキュメント」⇒右上の「エクスポート」をクリックすれば、あなたのスプレッドシート画面がpdf化されて、ダウンロードフォルダーに作成されます。

 逆に、pdf文書を読み込む際は、Googleドライブから開きたいpdfファイルをダブルクリックし、表示される画面の上部にある「アプリで開く」⇒「Googleドキュメント」を順にクリックすることによりそのpdf文書をGoogleドキュメントで開くことができますが、Googleスプレッドシートで開くことはできません。

保存

 保存は、複数人が同時にリアルタイムで編集可能なように随時保存されていますので、あなたが保存するという操作をする必要はありません。

 また、前のバーションも意識的に消さなければ、古いバージョンの文書も随時保存されていますので前のバージョンの文書に戻すことも可能です。

Googleスプレッドシートの評判・評価

 Googleスプレッドシートの評判を見るには、最も簡単なのがGoogle PlayやApple StoreでGoogleスプレッドシートのアプリをダウンロードする際に表示される、評価とレビューを見ると一番分かり易いです。

●GoogleスプレッドシートのApp Storeでの評価:4.5(132,907件のレビュー)
●GoogleスプレッドシートのGoogle Playでの評価:4.3(933,897 件のレビュー)

 Googleスプレッドシートの評価が、iOSの方がわずかに評価が高いですが、Androidの両方ともレビュー数、評価が4を超えて高く、大変人気のアプリであることが分かります。

おわりに

 如何だったでしょうか?

 Googleスプレッドシートとはどのようなアプリ?、GoogleスプレッドシートとExcelの違いは何?、Googleスプレッドシートのダウンロード、インストール及び起動方法はどうするの?、Google ドキュメントの使い方はどうするの?、基本操作、関数、図形、マクロ、共有、pdf、保存、Googleスプレッドシートの評判・評価はどうなの?などについて解説してきました。

 この記事が少しでもあなたにとって役に立てればこれほど嬉しいことはありません。

以上です。

 

 

コメント

タイトルとURLをコピーしました